Pošiljanje plačilne liste delavcu prek elektronske pošte
Obveznost delodajalca, da najkasneje do konca plačilnega dne delavcu izda pisni obračun plače, izhaja iz 135. člena Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1). Če tega ne stori, se mu lahko izreče kazen v skladu z 217. členom ZDR-1. Nadzor nad izvajanjem te določbe izvaja Inšpektorat za delo, ki lahko od delodajalca zahteva dokaz, da je plačilne liste pravočasno izdal in predal delavcem. Če se plačilna lista delavcu izroči osebno, se ta lahko podpiše na delodajalčev izvod in tako potrdi (pravočasen) prejem. V primeru pošiljanja obračunov po elektronski pošti pa je priporočljivo, da delodajalec ta sporočila hrani, saj bo s tem lahko dokazoval pravočasno izpolnitev svojih obveznosti.
Ker plačilna lista vsebuje osebne podatke delavca, pa je treba paziti tudi na ustrezno varstvo osebnih podatkov. Vprašanje pošiljanja plačilne liste po elektronski pošti je že večkrat obravnaval tudi Informacijski pooblaščenec, nazadnje v mnenjih št. 07121-1/2020/374 s 17. marca 2020 in št. 07121-1/2020/1516 z 2. septembra 2020. Informacijski pooblaščenec je izpostavil, na kaj mora biti delodajalec pri tem še posebej pozoren, te napotke pa povzemamo v nadaljevanju.
i. Elektronski naslov
Če ima delavec službeni elektronski naslov, lahko delodajalec posreduje plačilno listo na ta naslov tudi brez privolitve delavca, če sprejme ustrezne varnostne ukrepe. V praksi pa se lahko zgodi, da želi delodajalec plačilne liste pošiljati na zasebni elektronski naslov delavca (npr. ker delavec službenega e-naslova sploh nima). Informacijski pooblaščenec glede tega opozarja, da mora imeti delodajalec za obdelavo zasebnega elektronskega naslova delavca ustrezno pravno podlago, ki izhaja iz prvega odstavka 6. člena Splošne uredbe o varstvu podatkov (GDPR) in da je treba delavca obvestiti, da se bo elektronski naslov obdeloval zaradi pošiljanja plačilne liste. Priporočeno je, da za to pridobi pisno privolitev delavca. Če delavec ne želi dovoliti obdelave zasebnega elektronskega naslova ali če ga npr. nima, mu delodajalec plačilne liste ne more vročiti po elektronski pošti.
ii. Varnost pri prenosu osebnih podatkov
Plačilna lista vsebuje številne osebne podatke delavca. Informacijski pooblaščenec priporoča, da se plačilne liste pošilja v šifriranih datotekah, da so ti podatki ustrezno varovani. V primeru, ko lista vsebuje podatek o članstvu v sindikatu, ki spada v posebno vrsto osebnih podatkov v skladu z 9. členom GDPR, pa je podatke obvezno treba kriptirati.
Pri komunikaciji prek elektronske pošte obstaja možnost nepooblaščenega dostopa, zato je pomembno, da so datoteke zavarovane z gesli. Informacijski pooblaščenec priporoča, da delodajalec gesla delavcem sporoči osebno. Če je v primeru dela na daljavo to težko izvedljivo, pa delodajalec gesel vsekakor ne sme poslati v istem sporočilu s samo datoteko. Informacijski pooblaščenec v zvezi s tem tudi posebej opozarja, da davčna številka ali EMŠO ne predstavljata varnega gesla. Da bo geslo varno, naj vsebuje vsaj 8 znakov, male in velike črke, številke, posebne znake in ločilo.
Avtorica: Eva Jean, odvetniška pripravnica
